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Events anlegen und Team definieren

Erstelle Events (z. B. Drehtage oder Konzerte) und lege fest, welche Positionen du besetzen musst.

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Verfasst von Maximilian Blaschke
Vor über einer Woche aktualisiert

Um dein Team für einen Event anzufragen, erstellst du zunächst das Event und legst fest, welche Rollen (Bei Film z.B.: Kamera, Ton. Bei Musik z.b: Sänger, Bassist) besetzt werden müssen.

Voraussetzungen: Du musst Admin im Projekt sein, um Events zu erstellen und Personal anzufragen.

1. Event erstellen

  1. Navigiere in der Hauptleiste zu Kalender.

  2. Klicke oben rechts auf das Plus-Symbol (+) oder klicke direkt auf einen Tag im Kalender und dann auf "Event".

  3. Wähle im Dropdown-Menü das Projekt aus, für das du planen möchtest.

  4. Wähle den Eventtyp (z. B. Dreh, Probe, Konzert, Meeting).

  5. Gib dem Event einen Namen (z. B. "Drehtag 1: Waldszene" oder "Show Berlin").

  6. Trage optional einen Ort ein.

  7. Setze den Buchungsstatus:

    • Planung: Das Event ist vorläufig.

    • Bestätigt: Das Event findet definitiv statt.

  8. Klicke auf Weiter.

2. Anfragemodus wählen

Im nächsten Schritt (Bereich "Team) entscheidest du, wie der Staffing Agent die Einladungen versendet.

  • Smart Mode (Nach Priorität):
    Ideal für langfristige Planung. Der Agent fragt Kandidaten nacheinander an.

    • Wähle eine Wartezeit (z. B. 3 Stunden). Antwortet Prio 1 nicht innerhalb dieser Zeit, wird automatisch Prio 2 eingeladen.

  • First Come First Serve:
    Ideal für dringende Anfragen. Alle Kandidaten auf der Shortlist erhalten die Einladung gleichzeitig. Wer zuerst zusagt, bekommt den Job.

Manuelle Bestätigung vs. Auto-Accept:
Du wirst gefragt: "Brauchst du eine explizite manuelle Bestätigung von jedem Teilnehmer (erlaubt keine Auto-Bestätigung)?"

  • Ja: Wenn ein Teammitglied zusagt, musst du diese Zusage erst noch einmal manuell im System bestätigen, bevor die Person fest gebucht ist.

  • Nein (Auto-Accept): Teammitglieder, die in ihrem Profil "Auto-Accept" für dein Profil aktiviert haben, bei freier Verfügbarkeit ihrerseits automatisch eingeplant.

3. Team-Bedarf (Shortlist) definieren

Jetzt bestimmst du, wen du konkret anfragen möchtest.

  1. Gib an, wie viele Personen du für diese Position brauchst.

  2. Wähle die Teammitglieder, die zu anfragen möchtest nach Priorität beim Smart Modus oder gesamt im First Come First Serve Modus.

    Tipp: Du kannst Teammitglieder auch im Suchfeld schnell finden.

Prioritäten setzen:

  • Prio 1: Deine erste Wahl.

  • Prio 2 / 3: Deine Backups.

Must-Have markieren:
Mache einen Doppelklick auf eine Person, um sie als "unbedingt erforderlich" zu markieren. Sie wird sofort eingeladen und fest eingeplant.

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